Bonnierförlagens integritetspolicy

In English. Vi på Bonnierförlagen är måna om din personliga integritet och eftersträvar alltid en hög nivå av dataskydd. Nedan förklarar vi hur vi samlar in och använder din personliga information. Vi beskriver också dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande. De personuppgiftsbehandlingar vi gör som inte beskrivs här specificeras i samband med att ni ingår avtal om den tjänsten. Bonniers Bokklubbars verksamheter, som faller in under Bonnierförlagen AB, beskriver hur de behandlar personuppgifter under respektive webbsida för deras olika bokklubbar https://www.bonniersbokklubb.se/mina-sidor/mitt–medlemsavtal/ Det är viktigt att du tar del av och förstår vår integritetspolicy och känner dig trygg i vår behandling av dina personuppgifter. Du är också alltid välkommen att kontakta oss vid eventuella frågor.

Generell information

• Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?
• Vem är ansvarig för de personuppgifter vi behandlar?
• Kontaktuppgifter för dina integritetsfrågor
• Hur hittar du information på den här sidan
• Integritetsskydd och säkerhet
• Dina rättigheter

Så här behandlar vi dina personuppgifter i våra specifika tjänster

• För dig som lämnar manus till något av våra förlag
• För dig som använder vår digitala presstjänst och får digitala pressmeddelanden och relaterade nyhetsbrev
• För dig som får digitala nyhetsbrev från Bonnierförlagen
• För dig som bjuds in till olika evenemang på Bonnierförlagen
• För dig som får information om Bonnierförlagens verksamhet och utgivning
• För dig som är kontaktperson hos leverantör, återförsäljare och övrig kund till Bonnierförlagen
• För dig som söker arbete, praktik eller frilansuppdrag på Bonnierförlagen och lämnar ditt CV till oss
• För dig som är upphovsperson och ingår avtal om rättigheter med Bonnierförlagen (författare, översättare, fotografer, illustratörer, formgivare med flera)
• Så här hanterar vi på Bonnierförlagen personuppgiftsbehandlingar i e-post och i andra ostrukturerade dokument

Generell information

Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?

Personuppgifter är alla slags uppgifter som ensamt eller in kombination med andra uppgifter kan knytas till en fysisk person som är i livet. Vanliga personuppgifter är namn och kontaktuppgifter andra personuppgifter kan till exempel vara bilder och ljudupptagningar som behandlas i dator även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter (t.ex. IP-nummer) är personuppgifter ifall de kan kopplas till fysiska personer. Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

Vem är ansvarig för de personuppgifter vi behandlar?

Bonnierförlagen AB (med organisationsnummer 556023–8445) är personuppgiftsansvarig för företagets behandling av dina personuppgifter.

Kontaktuppgifter för dina integritetsfrågor

Då det gäller integritetsfrågor kommer du i kontakt med oss genom att du ringer till Bonnierförlagens växel på telefonnummer 08-696 80 00 och ber att få komma i kontakt med integritetsansvarig, alternativt mejlar ditt ärende till integritet@bonnierforlagen.se eller skriver till Bonnierförlagen AB ATT: integritetsansvarig, Box 3159, 103 63 Stockholm.

Hur hittar du information på den här sidan

Nedan listar vi ändamålen med de personuppgiftsbehandlingar vi gör, vilka personuppgifter vi behandlar samt hur länge vi sparar uppgifterna. I vissa fall tillhandahåller vi istället information om ändamålen samt dina rättigheter direkt i de avtal vi inleder eller i anslutning till de verktyg vi erbjuder som kräver registrering av personuppgifter.

Integritetsskydd och säkerhet

Vi säljer aldrig dina personuppgifter till tredje part och vi lämnar enbart ut dina personuppgifter till tredje part som hanterar våra IT-system och datalagring, vår marknadsföring, distribution, logistik och ekonomiska transaktioner. Sådan behandling av tredje part sker enbart i enlighet med våra instruktioner och den tredje parten får inte behandla dina personuppgifter för egna ändamål. Dina personuppgifter kan komma att lämnas ut till myndighet om lagen kräver det och även till ombud vid en eventuell tvist. De uppgifter vi behandlar lagrar vi bakom en adekvat IT-säkerhet och vi ställer motsvarande krav på de leverantörer vi anlitar. Du kommer inte bli föremål för beslut tagna av oss som enbart grundar sig på automatiserad behandling av dina personuppgifter. I huvudsak sker personuppgiftsbehandlingen inom EU/EES, inkluderat insamling, lagring, förstöring mm. I vissa fall använder vi leverantörer som är etablerade utanför EU/EES, såsom för att skicka nyhetsbrev och för utveckling och underhåll av våra system som ger leverantören access till personuppgifter. I de fall personuppgiftsbehandling sker utanför EU/EES sker det med lagligt stöd genom att EU-kommissionen fastställt i beslut att landet säkerställer en adekvat skyddsnivå för behandling av personuppgifter eller att andra lämpliga säkerhetsåtgärder föreligger. Vi använder främst standardiserade modellklausuler som godkänts av EU-kommissionen och som finns tillgängliga via Datainspektionens webbsida. Vi lagrar principiellt inte heller känsliga personuppgifter om dig. Klicka här och läs mer om definitionen av känsliga personuppgifter.

Dina rättigheter

Du har alltid rätt att få veta vilka personuppgifter Bonnierförlagen behandlar om dig och att få dem rättade. Du kan också kräva att behandlingen av personuppgifterna begränsas om inte behandlingen är en förutsättning för att Bonnierförlagen ska kunna uppfylla sitt avtal med dig eller tillhandahålla en tjänst till dig. Vissa av dina uppgifter kan också behöva sparas för att uppfylla skyldigheter enligt lag. Vill du ha ett registerutdrag, utnyttja din eventuella rätt till dataportabilitet, invända mot de personuppgifter vi behandlar om dig, invända mot hur vi behandlar dina personuppgifter, invända mot personuppgiftbehandlingar vi gör under den lagliga grunden intresseavvägning eller om du bara behöver hjälp med något annat kring dina personuppgifter, kontakta oss via de kontaktvägar som anges under rubriken Kontaktuppgifter för dina integritetsfrågor eller för respektive behandling så hjälper vi dig. Vi har alltid som mål att du ska känna dig trygg och rättvist behandlad av oss då det gäller din integritet. Vill du framföra klagomål till en tillsynsmyndighet eller undrar något annat om dina rättigheter kring personuppgifter lagrade av oss kan du vända dig till www.datainspektionen.se

Så här behandlar vi dina personuppgifter för olika ändamål:

För dig som lämnar manus till något av våra förlag och för dig som utvärderar manus åt något av våra förlag

Ändamål med behandlingen av dina personuppgifter

Ändamålet är att förenkla hantering av och tillgång till de manus du avser att skicka in, samt att utvärdera dem och att kunna kontakta dig under pågående process.

Vilka personuppgifter behandlas

Vi behandlar ditt namn och e-postadress och eventuellt upphovspersonens namn (om det skulle vara annan än den som lämnar in manus) samt ditt manus.

Laglig grund

De personuppgifter du lämnar här behandlar vi under den lagliga grunden intresseavvägning.

Lagringsperiod

Vi lagrar dina uppgifter i upp till 5 år och om inget samarbete har påbörjats raderas dina personuppgifter och ditt manus efter den tiden. Om du vill bli raderad tidigare kan du när du vill kontakta oss så hjälper vi dig.

För dig som använder vår presstjänst och mottar pressmeddelanden och nyhetsbrev

Ändamål med behandlingen av dina personuppgifter

Ändamålet med personuppgiftsbehandlingen är dels att du ska kunna motivera behovet av ett presskonto och dels att vi ska kunna göra relevanta digitala och fysiska utskick av böcker och relaterat pressmaterial, utskick av våra kataloger samt av pressmeddelanden och nyhetsbrev.

Vilka personuppgifter behandlas

Vi behandlar följande:

• Ditt namn, ditt företagsnamn, dina adressuppgifter för fysiska utskick.

• Din e-postadress för mejl, nyhetsbrev, och pressmeddelande.

• Dina telefonnummer samt den anledning du ger för att skapa ett presskonto.

• Vad du är intresserad av för genrer för att vi ska göra relevanta utskick, vilken typ av katalog – fysisk eller digital – vi ska skicka, om du ska ha fysiska böcker eller e-böcker, samt vilka förlag du beställer utskick från.

• Dina beställningar av recensionsexemplar.

Laglig grund

De personuppgifter du lämnar här behandlar vi under den lagliga grunden intresseavvägning.

Lagringsperiod

Om du inte använder tjänsten på ett år raderas ditt presskonto och dina registrerade uppgifter automatiskt. Om du vill bli raderad tidigare kan du när du vill kontakta oss så hjälper vi dig. Du kan när du vill avregistrera dig från pressmeddelanden och nyhetsbrev genom att klicka på länken längst ned i våra mejlutskick. Då upphör behandlingen av dina personuppgifter i vårt system för detta ändamål.

Registerutdrag

Alla som är registrerade i vår digitala presstjänst kan själva ta del av registerutdrag eller redigera sina personuppgifter genom att gå in under rubriken ”Mina sidor” i menyn när de är inloggade via något av våra förlags hemsidor.

För dig som får digitala nyhetsbrev från Bonnierförlagen

Ändamål med behandlingen av dina personuppgifter

Ändamålet med personuppgiftsbehandlingen är att kunna mejla de nyhetsbrev du registrerat dig för på våra förlagssidor och andra webbsidor som refererar till Bonnierförlagens integritetspolicy.

Vilka personuppgifter behandlas

Vi behandlar enbart din e-postadress.

Laglig grund

De personuppgifter du lämnar här behandlar vi under den lagliga grunden intresseavvägning.

Lagringsperiod

Du kan när du vill avregistrera dig från nyhetsbrev genom att klicka på länken längst ned i våra mejlutskick. Då upphör behandlingen av dina personuppgifter i vårt system för detta ändamål.

För dig som bjuds in till olika evenemang på Bonnierförlagen

Ändamål med behandlingen av dina personuppgifter

Ändamålet med personuppgiftsbehandlingen är att via e-post kunna bjuda in dig till relevanta evenemang på Bonnierförlagen.

Personuppgifter som behandlas

Vi behandlar ditt namn och din e-postadress.

Hur samlar vi in dina personuppgifter?

Oftast finns du i våra interna kontaktuppgifter som en etablerad affärskontakt. Ibland har vi upptäckt dig (och ditt engagemang) i vår omvärldsbevakning.

Laglig grund

Dina personuppgifter som används här behandlar vi under den lagliga grunden intresseavvägning.

Lagringsperiod

Efter varje evenemang raderas evenemanget med de registrerade deltagarna. Våra sparade listor för inbjudningar uppdateras kvartalsvis för att alltid vara relevanta. Om du inte vill ha den här typen av inbjudningar från oss kan du när du vill kontakta oss så hjälper vi dig.

För dig som får information om Bonnierförlagens verksamhet och utgivning

Ändamål med behandlingen av dina personuppgifter

Ändamålet med personuppgiftsbehandlingen är att via e-post eller fysiskt skicka dig information om vår utgivning och verksamhet.

Vilka personuppgifter behandlas

Vi behandlar ditt namn och din e-postadress och eventuellt din adress för fysiska utskick.

Hur samlar vi in dina personuppgifter?

Oftast finns du i våra interna kontaktuppgifter som en etablerad affärskontakt. Ibland har vi upptäckt dig (och ditt engagemang) i vår omvärldsbevakning.

Laglig grund

Dina personuppgifter vi använder här behandlar vi under den lagliga grunden intresseavvägning.

Lagringsperiod

Våra listor där du kan förekomma uppdateras årsvis för att vara relevanta utifrån den verksamhet och utgivning vi vill förmedla. Om du inte vill ha den här typen av utskick från oss kan du när du vill kontakta oss så hjälper vi dig.

För dig som är kontaktperson hos leverantör, återförsäljare och övrig kund till Bonnierförlagen

Ändamål med behandlingen av dina personuppgifter

Ändamålet med personuppgiftsbehandlingen är att kunna förenkla kontakter med våra leverantörer, återförsäljare och kunder.

Vilka personuppgifter behandlas

Namn på av företaget angivna kontaktpersoner, arbetsmejladress och arbetstelefonnummer. För det fall leverantören, återförsäljaren eller övrig kund utgörs av en enskild firma eller privatperson, kan även privata adressuppgifter behandlas. Om du är en enskild firma kan vi behöva behandla firmans organisationsnummer (ditt personnummer) för att vara säkra på att korrekt kunna identifiera din firma.

Laglig grund

De personuppgifter du lämnar här behandlar vi under den lagliga grunden Intresseavvägning.

Lagringsperiod

Har vi inte haft några ekonomiska transaktioner med leverantören, återförsäljaren eller kunden som du är kontaktperson för under tre år, raderas eller avidentifieras alla personuppgifter vi behandlat. Undantag från radering av personuppgifter gäller för sådant vi behöver spara enligt lag, till exempel bokföringslagen. När vi inte längre har ett krav enligt lag på att spara sådana personuppgifter raderas även dessa. Om du vill bli raderad tidigare kan du när du vill kontakta oss så hjälper vi dig att radera alla personuppgifter som inte krävs för att fullgöra något av våra gemensamma åtaganden.

För dig som söker arbete, praktik eller frilansuppdrag på Bonnierförlagen och lämnar ditt CV till oss

Ändamål med behandlingen av dina personuppgifter

Ändamålet är att förenkla tillgången till den jobbansökan du skickar in samt att kunna kontakta dig vid framtida rekryteringsprocesser.

Vilka personuppgifter behandlas

Vi behandlar ditt namn, din e-postadress, ditt telefonnummer, ditt CV, ditt personliga brev och övrig information som du lämnar.

Laglig grund

De personuppgifter du lämnar här behandlar vi under den lagliga grunden intresseavvägning.

Lagringsperiod

Vi lagrar dina uppgifter i upp till 2 år och om inget samarbete har påbörjats raderas dina personuppgifter och ditt CV efter den tiden. Om du vill bli raderad tidigare kan du när du vill kontakta oss så hjälper vi dig.

För dig som är upphovsperson och ingår avtal med Bonnierförlagen (författare, översättare, fotografer, illustratörer, formgivare med flera)

Ändamål med behandlingen av dina personuppgifter

För att kunna bedriva vår utgivningsverksamhet och uppfylla vårt avtal med dig behöver vi behandla dina personuppgifter. Vilka personuppgifter vi behandlar beror på vilka uppgifter du lämnar till oss samt på vilket typ av avtal du ingår med oss. Personuppgifterna behandlas för att möjliggöra Bonnierförlagen AB:s utgivningsverksamhet samt för att fullgöra våra och dina åtaganden enligt det avtal vi ingår. Utgivningsverksamheten inkluderar kommunikation med dig, färdigställande, utformning, produktion, marknadsföring, distribution av information om och försäljning av ett verk, samt uppföljning av försäljningen och utbetalning av ersättning till dig. Vi behandlar även dina personuppgifter i en förteckning över Bonnierförlagen AB:s utgivna verk innehållandes ISBN, namn på upphovspersoner och titel på verket (”artikelinformation”) för historiska ändamål och för att kunna följa upp ett verks försäljningshistorik. Vi behandlar även dina personuppgifter i kopior på ingångna avtal kopplade till ett verk, material som använts i det litterära skapandet (såsom lektörsutlåtanden) samt den korrespondens som lett fram till ett verk för historiska ändamål (”verksinformation”). Vi behandlar även dina personuppgifter för att kunna komma i kontakt med dig angående andra potentiella uppdrag, skicka dig relevant information om vår verksamhet samt bjuda in dig till relevanta evenemang anordnade av oss.

Vilka personuppgifter behandlas

Vi behandlar ditt namn, din adress, din e-postadress, ditt telefonnummer, ditt kontonummer och de eventuella andra uppgifter som lämnas i samband med att du ingår ett avtal eller som du lämnar till oss under avtalets tid för ovan angivna ändamål, inklusive verksinformation. Beroende på avtal kan vi behöva behandla ditt personnummer för att vara säkra på att korrekt kunna identifiera dig och slutföra finansiella åtaganden som royaltyutbetalningar och liknande. Vi behandlar även ditt namn i artikelinformationen. Vidare behandlar vi ditt namn och dina kontaktuppgifter för kontakt om potentiella uppdrag.

Laglig grund

De personuppgifter som vi behöver för vår utgivningsverksamhet behandlar vi under den lagliga grunden fullgörande av avtal. Personuppgifter som behövs för artikelinformation, verksinformation samt för kontakt om potentiella samarbetsprojekt behandlar vi under den lagliga grunden intresseavvägning. Övriga personuppgifter för artikelinformation, verksinformation samt för kontakt om potentiella samarbetsprojekt behandlar vi under den lagliga grunden intresseavvägning.

Lagringsperiod

Om inte något annat uttryckligen anges nedan raderas alla personuppgifter ur våra system och databaser inom 12 månader efter att avtalet upphört om inte betalningsåtaganden kvarstår. Kvarstår betalningsåtaganden lagras de uppgifter som krävs för att fullgöra åtagandena tills betalningen är fullgjord. Undantag från radering av personuppgifter gäller också för sådant vi behöver spara enligt lag, till exempel bokföringslagen. När vi inte längre har ett krav enligt lag på att spara sådana personuppgifter kommer de att raderas. För uppgifter som används för artikelinformation, verksinformation samt kontakt om potentiella samarbetsprojekt gör vi en årsvis bedömning om ändamålet med behandlingen samt skälen som ligger till grund för vår intresseavvägning kvarstår. Om inte ändamålet kvarstår raderas uppgifterna. Om du vill få dina personuppgifter raderade tidigare kan du när du vill kontakta oss så hjälper vi dig att radera alla personuppgifter som inte krävs för att fullgöra något av våra gemensamma åtaganden eller där vi har stöd i andra undantag.

Så här hanterar vi på Bonnierförlagen personuppgiftsbehandlingar i e-post och i andra ostrukturerade dokument

Ändamål med behandlingen av dina personuppgifter

Ändamålet är att ta emot och möjliggöra e-postkonversationer med bifogade dokument i vår verksamhet.

Laglig grund

Vi behandlar personuppgifter i inkommande e-post med stöd under den lagliga grunden intresseavvägning. När vi läst e-posten görs det en ny bedömning om vilken laglig grund vi har för den eventuellt fortsatta personuppgiftsbehandlingen. Den lagliga grunden anges specifikt för just den behandlingen.

Lagringsperiod

Vi behandlar som avsändare av e-post enbart personuppgifter av vanlig typ (namn, adress, telefonnummer och mejladress) direkt i brödtexten. Som längst lagrar vi den typen av personuppgifter i två år efter att kontakt upphört. Efter det raderar vi mejlet eller avidentifierar personuppgifterna. Vi behandlar som avsändare av e-post extra skyddsvärda personuppgifter (till exempel personnummer, bankkontonummer, ekonomisk information, och annan information som ligger nära privatlivet) endast i bifogade filer. Som avsändare av e-post krypterar vi alltid bifogade filer som innehåller Integritetskänsliga personuppuppgifter. E-postkommunikation som innehåller extra skyddsvärda personuppgifter behandlar vi till dess att vi har flyttat över personuppgifterna till ett mer strukturerat format utifrån ett kommunicerat ändamål som har stöd av en laglig grund. Efter det raderar vi den bifogade filen, hela mejlet eller avidentifierar personuppgifterna med minimal fördröjning. Den fortsatta personuppgiftsbehandlingen, strukturerad eller ostrukturerad, omfattas då av gällande dataskyddsregler. Personuppgifter av känslig natur behandlar vi principiellt bara i yttersta undantag som avsändare av e-post. E-postkommunikation som i undantagsfall innehåller känsliga uppgifter behandlar vi enbart under kortast möjliga tid. Om ett kommunicerat ändamål finns, har stöd av en laglig grund, finns flyttar vi över personuppgifterna till ett mer strukturerat format. Efter det raderar vi den bifogade filen, hela mejlet eller avidentifierar personuppgifterna utan fördröjning. Den fortsatta personuppgiftsbehandlingen, strukturerad eller ostrukturerad omfattas då av gällande dataskyddregler. Under den e-postkonversation som pågår vidarebefordrar vi aldrig dina extra skyddsvärda eller känsliga personuppgifter utanför vår organisation eller till tredje part utan att först ha kommit överens om det med dig. Om du vill få dina personuppgifter raderade tidigare än vad som anges ovan kan du när du vill kontakta mottagaren eller avsändaren av e-posten hos oss så hjälper den personen dig.